Si le Bulletin officiel de la sécurité sociale reprend la majeure partie de la doctrine administrative antérieure à sa mise en ligne s’agissant des frais de repas, plusieurs précisions doivent être signalées.

Le contenu du bulletin officiel de la sécurité sociale, site officiel de la sécurité sociale, est en principe juridiquement opposable depuis le 1er avril 2021.
S’agissant des frais de repas (thème « Frais professionnels »), le Boss reprend très largement la doctrine administrative antérieure à sa mise en ligne. Toutefois plusieurs précisions méritent l’attention.

Justification des frais de repas au restaurant en cas de déplacement

Lorsque le salarié en déplacement professionnel est empêché de regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel, il peut être contraint de prendre son repas au restaurant. Pour que ces frais de repas puissent être qualifiés de frais professionnels, il appartient à l’employeur de démontrer que le salarié en déplacement était obligé, par ses conditions particulières de travail, de prendre son repas au restaurant.
Le Bulletin précise que les éléments de preuve à fournir par l’employeur peuvent être apportés par tout moyen et peuvent être établis pour l’ensemble des salariés concernés et non pour chacun pris individuellement.
S’il n’est pas établi que le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, c’est la limite d’exonération prévue pour les repas hors des locaux de l’entreprise qui s’applique. Pour l’administration, tel est notamment le cas lorsque les salariés prennent en fait leur repas dans leur véhicule.

Les repas d’affaires deviennent des frais professionnels

Les dépenses engagées par le salarié à l’occasion des repas d’affaires constituent, depuis le 1er avril 2021, des frais professionnels et, à ce titre, sont exclues de l’assiette des cotisations, sous réserve :

  • d’être effectuées dans l’intérêt de l’entreprise ;

 Pour rappel, dans la définition des frais professionnels, le Bulletin officiel de la sécurité sociale a ajouté les termes « dans l’intérêt de l’entreprise » pour agréger les frais d’entreprise à la catégorie des frais professionnels.

  • d’être dûment justifiées ;
  • de présenter un caractère exceptionnel ;
  • de n’être pas manifestement abusive.

► Les trois dernières conditions sont brièvement rappelées ici car elles étaient déjà requises pour bénéficier de l’exclusion d’assiette lorsque le repas d’affaires était considéré comme un frais d’entreprise.

Indemnité de repas et de casse-croûte des chauffeurs routiers

L’administration revient sur les frais de repas des chauffeurs routiers en distinguant selon qu’ils bénéficient ou non d’un temps de pause avéré pour un repas au restaurant.
Concrètement, dès lors qu’il est d’usage dans la profession de déjeuner au restaurant, l’employeur peut déduire de l’assiette des cotisations l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas au restaurant, le salarié étant réputé prendre son repas au restaurant sous réserve qu’un temps de pause pour ce repas soit avéré.
Lorsqu’un temps de pause pour repas au restaurant n’est pas avéré, les indemnités de casse-croûte versées en application de la convention collective nationale sont assimilées à des indemnités de restauration hors des locaux de l’entreprise.
Lorsque le chauffeur routier est contraint de prendre un casse-croûte et un repas au restaurant au cours de son déplacement à des heures précises décalées dans le temps et que l’employeur lui verse les deux indemnités en application de la convention collective, ces indemnités sont considérées être utilisées conformément à leur objet et elles peuvent être déduites de l’assiette de cotisations.

Cas particuliers des intérimaires, des consultants de SSII et des salariés portés

Le régime social applicable aux remboursements de frais professionnels supplémentaires engagés par des intérimaires des ETT, les salariés en mission des SSII (consultants) et des salariés portés par des entreprises de portage salarial effectuant une prestation dans une entreprise cliente s’apprécie au vu des textes régissant les frais professionnels, indépendamment des règles d’indemnisation mises en œuvre par ces dernières conformément à leur politique de gestion des ressources humaines, rappelle l’administration.
L’intérimaire, le consultant ou le salarié porté est considéré en situation de « petit déplacement » lorsqu’il est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour prendre ces repas. Cette situation s’apprécie donc au regard du lieu habituel de travail (arrêté du 20 décembre 2002, article 3).
Toute la question est alors de savoir quel est le lieu habituel de travail de ces travailleurs lorsqu’ils sont en mission au sein d’un établissement de l’entreprise cliente.
En principe, le salarié en mission est sur son lieu de travail habituel lorsque le poste de travail occupé dans l’entreprise cliente est fixe. Dans ce cas, le régime social des frais de repas de ces salariés est celui applicable aux salariés sédentaires (arrêt du 6 mai 1985 ; arrêt du 21 février 2008 ; arrêt du 9 mars 2017 arrêt du 12 octobre 2017).
L’administration explicite la notion de fixité du poste de travail occupé en reprenant dans le Boss une tolérance admise par l’Acoss en 2015 pour les intérimaires et les consultants (lettre-circulaire Acoss n° 2015-34, 6 juillet 2015) qu’elle étend aux salariés portés.
Ainsi, lorsque la mission du salarié n’excède pas une durée de trois mois,  les indemnités de repas versées au salarié en mission peuvent être considérées comme des remboursements de frais professionnels et, à ce titre, exclues de l’assiette des cotisations sociales dans la limite d’un forfait, ou en totalité sur présentation des justificatifs. Pour bénéficier de cette tolérance, l’employeur doit établir que le salarié se trouve dans l’impossibilité de regagner sa résidence, l’ETT, la SSII ou l’entreprise de portage salarial pour prendre ses repas.
► La durée de trois mois équivaut à 55 jours de travail réalisés en continu. Cette durée s’apprécie de date à date sans neutraliser les périodes de suspension (arrêt maladie, congés payés, etc.).
A compter du premier jour du 4e mois consécutif de la mission, les indemnités de repas éventuellement versées au salarié en mission n’ont plus le caractère de frais professionnels et doivent être soumis à cotisations sociales. Ce n’est que si la mission du salarié implique des déplacements professionnels que les repas pris hors des locaux de l’entreprise cliente constituent des dépenses supplémentaires dont l’indemnisation peut être exclue de l’assiette des cotisations sociales.
Cette tolérance est une reprise admise par l’Acoss en 2015 (lettre-circulaire Acoss n° 2015-34, 6 juillet 2015). Sa reprise dans le Boss la rend donc opposable. En outre, elle est étendue aux salariés portés.

Source : Actuel-expert-comptable